Como funciona uma viagem a trabalho? Saiba como se preparar para uma!

Vamos supor que você more e trabalhe em São Paulo, capital. Home office ou não, você consegue exercer sua função normalmente na cidade como parte do dia a dia. No entanto, um grande evento relacionado ao segmento da sua empresa vai acontecer em Salvador, na Bahia, e seria ideal que um funcionário estivesse presente.

Para que isso seja possível, sua empresa organiza uma viagem para você e mais 2 colegas irem até Salvador para comparecer ao evento. Como você estará indo para representar a empresa e vai trabalhar durante esse período, essa atividade se caracteriza como uma viagem a trabalho. 

Dessa forma, podemos dizer que uma viagem corporativa é aquela em que o funcionário tem que se deslocar do seu local de trabalho designado para exercer determinadas atividades para a empresa. Normalmente, é organizada pelo próprio empregador, mas podem existir casos especiais. 

Nesse sentido, existem inúmeros motivos possíveis para que esse traslado precise acontecer. Os exemplos mais comuns são treinamentos presenciais, eventos relacionados ao segmento ou de clientes, cursos e visitas técnicas. 

Ainda na suposição que criamos, sua empresa entrou em contato com você para repassar os detalhes de como será a sua viagem. Com isso, você terá que se preparar e se organizar. Saiba ao que você deve ficar atendo!

Viagens corporativas costumam ser marcadas com algumas semanas de antecedência, a não ser que tenham caráter emergencial. Por isso, não se preocupe com o tempo, pois ele normalmente será suficiente para você se planejar. Hotéis e passagens também não são de sua responsabilidade.

O primeiro ponto da checklist de uma viagem a trabalho que você deve se atentar é ao meio de transporte que será utilizado. Normalmente, são duas opções: carro, para destinos próximos, ou avião, para aqueles que estão mais longe. Às vezes, será necessário utilizar os dois, a depender do destino.

Isso é importante para você entender qual é o tipo de seguro viagem corporativo que a sua empresa terá que contratar. Esse é um direito seu e um dever do seu empregador. Se a viagem for de carro, saiba quem irá dirigir e qual veículo será usado. 

Além disso, alinhe os horários que você estará trabalhando e como vai funcionar o sistema de ponto. Mesmo em viagem, você deve cumprir as horas previstas em seu contrato — caso haja alteração nesse número, podem ser firmados acordos de sobreaviso, banco de horas e horas extras.

O tempo de deslocamento da viagem a trabalho é considerado hora trabalhada, por isso, se organize com a sua empresa para entender qual é a melhor maneira para contabilizar esse número. Lembre-se de que você deverá estar disponível para a empresa enquanto estiver trabalhando. 

Mesmo assim, você ainda tem direito a descanso (quando não estiver disponível para o seu empregador), a não ser que haja um acordo que mude essa dinâmica de alguma maneira em casos extraordinários (e deve existir compensação, se houver). Assim, o pernoite e o descanso não contam como horas trabalhadas.

As despesas da viagem a trabalho também são de extrema importância. Normalmente, a empresa irá oferecer um cartão corporativo ou exigir as notas fiscais do que foi gasto, para posterior reembolso. Gastos pessoais não serão cobertos pelo seu empregador, então, fique atento!

Agora que você já conhece os deveres e os direitos do trabalhador em uma viagem a trabalho, é importante entender que a empresa tem um papel fundamental nessas atividades. Por isso, esteja bem alinhado com o seu empregador sobre os deveres dele, como:

• passagens;
• hotéis;
• entrada de eventos;
• transporte;
• alimentação;
• seguros;
• equipamentos.

Além disso, caso a sua viagem a trabalho tenha um destino internacional, a responsabilidade da empresa é ainda maior. Isso porque ela terá que emitir o seu visto ao seu lado, pois é necessária a comprovação de vínculo empregatício.

Caso você precise tirar passaporte ou tenha custos extras por precisar embarcar em uma viagem para fora, é importante que você alinhe esses pontos com a empresa. Outros detalhes relacionados ao seu bem-estar, como fusos horários e barreiras linguísticas, por exemplo, também podem entrar em pauta.

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