Da menor a maior empresa do mundo, algumas coisas não mudam. Uma delas é a necessidade de um controle de caixa. E para quem está abrindo uma empresa, estabelecer um controle de caixa é uma das prioridades. Mas antes de conhecer as ferramentas para fazer isso, vamos entender melhor.
O que é controle de caixa?
Controle ou fluxo de caixa nada mais é do que a quantidade de recursos financeiros que entram e saem de uma empresa durante um determinado período. Em outras palavras, é o controle de quanto dinheiro a empresa recebe e de quanto ela gasta. Ele pode ser diário, semanal, mensal, anual… tudo depende da necessidade.
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Como fazer o controle de caixa? 3 passos!
Há diversas maneiras de se fazer o fluxo de caixa. Das mais simples, com anotações manuais em um caderno ou agenda – o livro-caixa – até as mais elaboradas, através de planilhas eletrônicas, softwares e aplicativos. Vários bancos oferecem programas para controle de caixa. Alguns bancos digitais oferecem as informações de forma mais amigável para o controle de caixa, o que pode facilitar a vida de quem está começando a empreender.
Todas as vendas que a empresa faz, à vista e prazo, duplicatas recebidas, doações e tudo o que for recurso recebido pelo caixa deve ser registrado como recebimentos ou receita. Já os gastos da empresa – compras à vista e a prazo, pagamento de duplicatas e outras despesas em geral – também devem ser registrados, como pagamentos ou despesas. Além disso, recebimentos e pagamentos previstos também devem ser registrados. O processo pode ser resumido nos seguintes passos:
- Registre em “contas a pagar”, todos os gastos fixos já previstos desde o início da operação da empresa e em “contas a receber”, as receitas certas de entrar no caixa da empresa durante o período estabelecido.
- Considere também em “contas a pagar”, todas as despesas ainda não-lançadas, como contas de água, luz, internet, pagamento de funcionários e fornecedores correios, manutenções, etc. É importante sempre saber as datas de vencimento, taxas de juros e eventuais reajustes para um maior controle de caixa.
- Em vendas à vista, leve em conta a média diária de faturamento, sempre considerando os meses de maior movimento e os de vacas magras. É importante ser conservador na hora de estabelecer esses números, e um controle diário de receitas e despesas facilita bastante o processo. E jamais esqueça que as receitas podem não vir, mas as despesas são uma certeza.
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Qual a importância do fluxo de caixa para uma empresa?
Em suma, a saúde financeira de uma empresa está diretamente ligada ao controle de caixa. Valores muito altos, tanto de entrada quanto de saída, indicam necessidade de ajustes na organização das finanças, pois um saldo negativo pode levar a financiamentos com juros altos para cobrir o rombo. Já um saldo positivo além do normal poderia render em outras aplicações ou em melhores condições de negociação com fornecedores e credores. É a análise do controle de caixa que permite o planejamento de expansão das atividades da empresa assim como elaborar estratégias para reverter situações desfavoráveis.
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Se o saldo é negativo, a primeira coisa a fazer e descobrir as causas e resolver aquelas cuja solução está ao alcance. Períodos longos entre os prazos de recebimentos e de pagamentos, por exemplo, podem levar a um fluxo de caixa desfavorável e obrigar a empresa a usar o capital de giro – se houver – para cobrir essa diferença, ao invés de reinvesti-lo na ampliação do negócio.
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