Nada como uma boa limpeza na papelada para renovar o ambiente e criar espaço. Cupons antigos de supermercado, faturas quitadas do cartão de crédito, comprovantes de compra e todos os papéis da gaveta.
Mas, mesmo que a vontade de se livrar de todos os papéis acumulados durante o ano seja grande, saiba que alguns documentos e comprovantes de pagamento precisam ser guardados por mais tempo.
As empresas prestadoras de serviços como água, luz, telefonia, TV por assinatura, escolas, além das administradoras de cartão de crédito, devem enviar um recibo único de quitação anual, por exemplo, dando conta de que não ficaram débitos para trás. Isto é um alívio na hora de jogar fora os papéis que estão ocupando espaço nas caixas e gavetas.
Há outros documentos que precisam ficar guardados por mais tempo, por precaução. Veja abaixo quais comprovantes devem ser guardados, segundo o artigo 206 do Código Civil Brasileiro.
Para guardar por 5 anos
Este é o prazo mínimo que devem permanecer guardados os comprovantes de pagamento de tributos federais e estaduais; contas de água, luz, gás e telefonia; fatura do cartão de crédito, mensalidades escolares incluindo cursos livres, despesas com saúde (médicos, dentistas) e honorários advocatícios.
Os recibos guardados durante o ano poderão ser descartados somente quando as prestadoras enviarem os devidos comprovantes de quitação anual de débitos. Este dado é realmente importante e não deve ser ignorado, já que não é difícil receber cobranças indevidas e, sem os documentos que provem que a dívida já foi quitada, você pode entrar num redemoinho burocrático.
Um parêntese em relação aos documentos relacionados a planos de saúde com vencimento anterior 11 de janeiro de 1993: você deverá conservar os mesmos por 20 anos, pois respondem ainda ao Código Civil de 1916. Os posteriores seguem a regra dos 5 anos citada anteriormente.
Para guardar pelo período de 1 a 3 anos
Por precaução, é preciso manter guardados os recibos de pagamento de aluguel e a documentação referente ao seguro do carro (incluindo proposta e apólice). Mantenha-os arquivados por até 1 ano após o término do contrato. Mas atenção, não confunda comprovante de pagamento do aluguel com o recibo do condomínio, por exemplo. Para este último, o prazo é de 5 anos e se enquadra no item mencionado anteriormente.
Outros casos
Para o caso dos convênios médicos, é conveniente guardar todos os comprovantes e o contrato assinado enquanto for cliente da operadora. Imóveis e veículos financiados devem ter toda a documentação devidamente guardada até que tudo esteja quitado.
Quanto aos eletrodomésticos e aparelhos eletrônicos, tenha as notas fiscais arquivadas enquanto estes bens estiverem sendo utilizados, principalmente se houver contrato de garantia estendida.
Tomando estes cuidados básicos com as documentações mais importantes, fica fácil fazer uma limpeza na papelada sem medo, e sem correr riscos com cobranças indevidas no futuro.